障害福祉の報酬返還はなぜ起きる——運営指導の指摘事例に学ぶ3パターン（個別支援計画の手順・記録の都度確認・加算と人員のズレ）

返還金の多くは不正ではなく、「要件を満たしていなかったのに、満たしているつもりで請求していた」ところから生まれます

ひとことで言うと、返還は「あとから要件を満たしていなかったと分かった月の報酬」を戻すことです。悪意がなくても起きます。自治体が公開している運営指導（実地指導）の指摘事例を読むと、起き方はおおむね3つに分かれます。

和歌山県の指導事例集には、個別支援計画について「作成にかかる一連の業務が適切に行われていない場合も個別支援計画未作成減算の対象となり、給付費返還の対象となります」と書かれています。計画そのものはあるのに、です（制度。和歌山県「障害福祉サービスに係る留意事項（共通：指導事例）」（2026年10月4日確認））。

パターン1：個別支援計画の「手順の一部」が欠けている

岐阜県の新規開設事業者向け資料は、個別支援計画の手順を「いずれの手順が欠けた場合でも、報酬の減算対象となります（個別支援計画未作成減算）」と説明しています。手順とは、アセスメント→原案→担当者会議→利用者または家族への説明と同意→交付→モニタリングと見直しです（制度。岐阜県「運営に係る注意点等について」（2026年10月4日確認））。

和歌山県の指摘例では、「説明した日（同意した日）の記載漏れ、家族への説明及び同意の押印がない」事例が挙がり、「利用者又は家族への説明及び同意がなければ作成に係る一連の業務が完了したことにはなりません」とされています。見直しの頻度も決まっていて、共同生活援助・生活介護・就労継続支援などは少なくとも6ヶ月に1回以上、自立訓練・就労移行支援・自立生活援助は少なくとも3ヶ月に1回以上です（制度。同資料（2026年10月4日確認））。

パターン2：サービス提供記録の「都度の確認」がない

新潟市の指摘例には「サービス提供記録について利用者から確認を受けていない」「サービス提供実績記録票に月ごとにまとめて確認を得ている」があります。市は、サービス提供の都度、提供日・内容・実績時間・伝達事項を記録し、利用者の確認を得ることを求めています。欠席時対応加算や送迎加算など「実績に基づく加算」は、この記録が根拠です（制度。新潟市「実地指導における主な指摘内容について」（2026年10月4日確認））。

記録の保存期間は5年間です。和歌山県の指摘例には「5年間保存が必要な記録を破棄していた」「契約書に記載の記録整備期間が『契約の終了後2年間』となっていた」があります（制度。和歌山県・岐阜県の各資料（2026年10月4日確認））。

パターン3：加算の要件と「現場の人員」がズレている

東京都の令和6年度集団指導資料は、「基準や加算の算定要件を満たしているか→満たさない場合、各加算は算定不可・基本報酬が減算になるケースあり」としています。障害児通所支援の文書指摘としては、「身体拘束廃止未実施減算について、所定単位数を減算していない」「サービス提供職員欠如減算、各加算（児童指導員等加配加算、福祉専門職員配置等加算等）について適切に算定していない」を挙げています（制度。東京都福祉保健局「実地検査における主な指摘事項と行政処分について」（2026年10月4日確認））。

和歌山県の報酬算定の指摘例は、もっと日常的です。「加算算定要件となる従業者の変更について、変更届出が提出されていなかった」。人の入れ替えで加算要件に変更があるときは、変更日から10日以内に変更届出と介護給付費等の請求に関する届出の両方を出す、とされています。処遇改善加算についても、キャリアパス要件の仕組みが整備されていない例が挙がり、「算定要件を満たしていない場合、給付費返還の対象となることがある」と明記されています（制度。和歌山県の資料（2026年10月4日確認））。

開業後にやること（月1回の突き合わせ）

まず、今月の個別支援計画に「説明した日」「同意」「交付」の記載があるか、見直し期限（6ヶ月または3ヶ月）を過ぎていないかを見る。で、サービス提供記録に利用者の確認が都度あるか、月まとめになっていないかを見る。あと、今月の加算ごとに、要件になっている人員が実際に配置されていたか、人の入れ替えがあれば変更届を10日以内に出したかを見る。この3つを、同じ日に、同じ人がやります。

記録は5年保存なので、ひと月のズレを放っておくと、運営指導のときには何年分ものズレになります。返還の金額は「ズレた月数×その月の加算や減算の差額」で決まります。月1回の突き合わせは、その月数を1にする作業です。