常勤換算は「時間÷時間」——小数点第2位以下は切り捨て、分母は32時間が下限、1人分の上限は常勤の時間数

式はひとつ、「時間÷時間」です

常勤換算方法とは、従業者の勤務延べ時間数を、その事業所において常勤の従業者が勤務すべき時間数で除して、従業者の員数を常勤の員数に換算する方法です。人数を数えるのではなく、時間を割り算します。

計算上のルールは3つです（制度。栃木県「指定申請について 人員配置に係る用語の定義」。2026年9月21日確認）。

• 小数点第2位以下は切り捨てます。
• 分母の「常勤の従業者が勤務すべき時間数」は、1週間に勤務すべき時間数が32時間を下回る場合は32時間を基本とします。
• 従業者1人につき勤務延べ時間数に算入できるのは、常勤の従業者が勤務すべき時間数が上限です。

3行目が実務でよく誤解されるところです。たくさん働いた人を1.2人分として数えることはできません。残業で人員基準を埋めることはできない、という設計になっています。

分子に入れてよい時間、入らない時間

勤務延べ時間数は、勤務表上、そのサービスの提供に従事する時間帯として明確に位置づけられている時間、または提供のための準備等を行う時間（待機の時間を含む）として明確に位置づけられている時間の合計です。

ポイントは「勤務表上、明確に位置づけられている」という部分です。実際に働いていても、勤務表でその事業のサービス提供時間として整理されていなければ、説明がつきません。複数の事業を兼務している職員がいる事業所では、ここが運営指導で必ず見られます。

「常勤」は正規・非正規を問いません

常勤とは、その事業所において定められている常勤の従業者が勤務すべき時間数に達していることをいいます。雇用形態の名称は関係ありません。

厚生労働省のQ&A（平成21年3月12日、障害福祉vol.1 問1-2）でも、常勤とは各事業所において定められる常勤の従業者が勤務すべき時間数に達している従業者であり、正規・非正規の別は問わないと示されています。所定労働時間が週40時間の事業者であれば、正規・非正規を問わず40時間勤務している者を「常勤」として扱う、という説明です。

つまりパート契約でも、所定の時間数に達していれば常勤です。逆に、正社員でも時間数に達していなければ常勤にはなりません。加算の要件で「常勤で配置されている従業者」と書かれている場合、見るのは契約の名前ではなく時間です。

育児・介護の短時間勤務には緩和があります

仕事と育児・介護の両立を進める観点から、常勤・常勤換算の要件には緩和が設けられています。

従来は、育児・介護休業法による育児の短時間勤務制度を利用している職員について、利用者の処遇に支障がない体制が整っている場合は、例外的に常勤の従業者が勤務すべき時間数を30時間として取り扱うことが可能とされていました。これが見直され、介護の短時間勤務制度等を利用する場合にも、週30時間以上の勤務で「常勤」として扱うことを認める形に広がっています（制度。香川県が公表する人員基準の考え方の資料。2026年9月21日確認）。

採用や定着の観点からは、この緩和を知っているかどうかで採れる人の幅が変わります。育児中の有資格者を週30時間で常勤として迎えられるなら、求人の条件設計が変わるからです。

計算を間違えると、どうなるか

人員基準を満たしていない状態は、人員欠如減算の対象になります。基準を割った状態で報酬を受け取っていれば、返還につながります。また、加算の多くが「常勤換算で何人以上」「常勤で何人」という形で要件を定めているため、計算の誤りは加算の誤請求に直結します。

実務では、次の3点を毎月確認しておくと事故が減ります。

• 分母（常勤の従業者が勤務すべき時間数）を就業規則と一致させているか。32時間を下回っていないか。
• 1人あたりの算入時間が、常勤の時間数を超えていないか。
• 兼務者の時間が、事業ごとに勤務表上で分けて位置づけられているか。

小数点以下の扱い（第2位以下切り捨て）も、ぎりぎりの配置では効いてきます。2.0人必要なところで1.9…になっていないか、余裕をもって設計してください。