【NPO法人の理事・事務局の方へ】利益相反の契約、理事長の代わりに副理事長が結べる？——Q&Aは可能。ただし相手方から特別代理人を求められることも

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「理事長の物件を借りる契約、定款に『副理事長が職務を代行』とあるから、副理事長が署名すればいい？」と迷っている方へ。Q&Aは「可能」としつつ、相手方から特別代理人の選任を求められる可能性も書いています

NPO法人で、理事長が持っている建物を事務所として借りたい。理事長の会社に仕事を頼みたい。これは利益相反になると聞いた。特別代理人の申立ては手間がかかりそうだ。定款には「理事長に事故あるとき又は欠けたときは、副理事長がその職務を代行する」と書いてある。これで副理事長が法人の代表として契約できないか。内閣府のQ&Aにも、ほぼそのままの質問が載っています。

答えはこうです。定款に「理事長に事故あるとき又は欠けたとき～」という規定を設けていれば、「理事長の欠けたとき」には、理事長が存在しなくなったときだけではなく、存在はするものの事実上又は法律上の原因から職務活動をすることができない場合も含まれます。そうした場合には、副理事長が契約を締結することは可能と考える、とされています（制度。内閣府NPOホームページ「NPO法Q&A 役員等」2-3-10（2026年10月20日確認））。

ただし、同じ答えに続きがあります。契約の相手側から見ると、副理事長に実際の代表権があるか否かが必ずしも明確ではないため、副理事長の代表権を明確に証するための何らかの手続き（特別代理人の選任を含む）を要求される可能性はある、としています（同）。定款の1行だけで、相手方が納得するとは限らない、ということです。

前提——利益相反のとき、理事長は代表権を持たない

利益相反とは、NPO法人と理事の利益がぶつかる事項のことで、その事項については、理事は、代表権を有しないと法律に定められています（制度。特定非営利活動促進法 第17条の4（2026年10月20日確認））。同じ条文は、この場合においては、所轄庁は、利害関係人の請求により又は職権で、特別代理人を選任しなければならない、と続きます。

もともと、理事は、すべて法人の業務について法人を代表しますが、定款をもって、その代表権を制限することができます（同 第16条）。多くの法人は、定款で「理事長は、この法人を代表し」「理事長以外の理事は、この法人を代表しない」と決めています。千葉県の手引きの定款例も、第15条でこの形を示し、注で、代表権を持つ者（理事長等）と法人が不動産賃貸など契約を締結する場合は、利益相反行為となるので注意が必要、と書いています（千葉県「特定非営利活動法人申請・届出の手引き」定款例 第15条（2026年10月20日確認））。

代表権が理事長だけにあると、理事長が利益相反で代表できない契約は、法人の側に代表する人がいなくなります。そこで、特別代理人を選ぶか、別の方法で代表する人を立てるかを考えることになります。理事長の物件を借りる場面の特別代理人の流れは理事長の物件を事務所に借りるときの利益相反に書いています。

代表する人の立て方は4通り——定款の書き方で選べる道が変わる

結論として、内閣府のQ&Aを並べると、利益相反の契約で法人を代表する人の立て方は4通りあります。どれが使えるかは、いまの定款に何が書いてあるかで決まります。

（制度。内閣府NPO法Q&A 2-3-10・2-3-12・2-3-13、特定非営利活動促進法 第17条の4（2026年10月20日確認）。「気をつける点」は当事務所の見解を含みます）。

熊本市は、特別代理人の選任がいらない場合の例として、定款で、理事長が欠けたとき、副理事長が職務を代行するなどと定めているときを挙げています。そのうえで、上記のような場合でも、契約相手から特別代理人の選任を求められる場合がある、としています（熊本市「特別代理人の選任について」（2026年10月20日確認））。Q&A 2-3-10と同じ読み方です。

代表権のない理事でも、利益相反は起こる

ひとことで言うと、「代表権がないから関係ない」とはなりません。Q&A 2-3-11は、代表権の有無にかかわらず、理事と法人との間の利益相反自体は起こり得ます、としています。そのうえで、例えば、代表権を有する別の理事Ｂによって、代表権のない理事Ａと法人との間の利益相反事項が有効に成立することはあり得る、と書いています（制度。内閣府NPO法Q&A 2-3-11（2026年10月20日確認））。

同じ答えは、法人側に損害が生じれば、当該事項の成立に実質的な責任を有する理事は、当該法人の損害に対して賠償責任を負うことになる、とも書いています（同）。2-3-13も、民法第644条の、理事のいわゆる「善管義務」に違反するような場合には賠償責任を負う、と添えています。代表する人を立てられることと、その契約が法人にとって妥当かどうかは、別の問題です（当事務所の見解）。

理事会で残すこと——契約の前に確かめる点検表

結論として、どの立て方を選んでも、理事会で「利益相反に当たること」「誰が代表するか」「契約の中身が妥当か」を議事録に残しておくと、相手方にも所轄庁にも説明しやすくなります。法人の業務は、定款に特別の定めのないときは、理事の過半数をもって決します（制度。特定非営利活動促進法 第17条（2026年10月20日確認））。

（制度上の根拠は、特定非営利活動促進法 第16条・第17条・第17条の4、内閣府NPO法Q&A 2-3-10〜2-3-13、千葉県の手引きの定款例 第15条。右の列は当事務所が例を書いたものです（2026年10月20日確認））。特別代理人の選任を請求する場合は、熊本市の案内では、理事長及び親族、利害関係人はこの議決に参加できず、理事長の配偶者や親族、利害関係人、監事は特別代理人になることはできない、としています（熊本市（2026年10月20日確認））。所轄庁ごとの扱いは確認してください。

定款に「理事会の承認」の定めを足すなら——総会の議決と、認証か届出か

ひとことで言うと、Q&A 2-3-13の道を使いたくても、いまの定款に定めが無ければ、先に定款を変える必要があります。なお、2-3-13は、法人と理事長が共同で所有する建物を法人が借りる事例への回答です。理事長が単独で持つ物件や、理事長の会社との契約に同じ扱いができるかは、所轄庁に確認してください（要確認）。定款の変更は、定款で定めるところにより、社員総会の議決を経なければなりません。議決は、社員総数の2分の1以上が出席し、その出席者の4分の3以上の多数をもってします（ただし、定款に特別の定めがあるときは、この限りでない）（制度。特定非営利活動促進法 第25条第1項・第2項（2026年10月20日確認））。

さらに、定款の変更のうち「役員に関する事項」（第11条第1項第6号）に係るもの（役員の定数に係るものを除く）は、所轄庁の認証を受けなければ、その効力を生じません（同 第25条第3項）。利益相反の承認と職務の代行の定めが「役員に関する事項」に当たるかどうかは、所轄庁に確かめてください（要確認）。認証が要るなら、効力が生じるまでの期間を見込んで、契約の日程を組む必要があります。定款変更の認証と届出の分かれ目は定款変更の認証と届出に書いています。

任期が切れて後任が決まらないときの仮理事（第17条の3）は、利益相反の特別代理人とは別の制度です。違いは役員の任期が切れたのに後任が決まらないときの仮理事に、理事長が職員を兼ねて給与を受ける場面は理事長が事務局の職員を兼ねるときに書いています。理事長が海外に住むことになり、定款の職務代行ではなく理事長そのものを替えて登記する必要がある場面は理事長が海外に住むことになったときの手続に書いています。

今日やること——3つだけ

まず、いまの定款を開き、代表権の条文（理事長だけか）と、職務代行の条文（「事故あるとき又は欠けたとき」）、利益相反の承認の定めがあるかを確かめます。で、予定している契約が利益相反に当たるなら、4通りのうちどれで進めるかを理事会で決め、議事録に理由と契約の中身を書きます。最後に、副理事長が代表するなら、その根拠を契約の相手方に先に見せ、特別代理人を求められないかを確かめます。この3つで、「たぶん大丈夫」が「この根拠で代表しています」と言える状態に変わります。