— 30秒でわかる結論 —
Q. NPO法人の総会は、いつ・どう開けばよいですか？
通常総会は少なくとも年1回開きます（NPO法第14条の2）。招集の通知は少なくとも5日前までに、会議の目的・内容・日時・場所を示して行います（第14条の4）。社員は各1個の議決権を持ち（第14条の7第1項）、会費の額などで差を付けることはできません。書面または代理人による表決も可能です（同条第2項）。重要なのは、あらかじめ通知した事項についてのみ議決できること（第14条の6）。当日の動議で定款変更を決める、といった進め方はできません。また、総社員の5分の1以上から会議の目的を示して請求があったときは、理事は臨時総会を招集しなければなりません（第14条の3第2項。定款でこれを下回る割合を定めることも可能）。議事録には、日時・場所、社員総数と出席者数（書面表決・表決委任を含む）、議事の経過の要領と結果、議長・議事録署名人を書きます。とくに定足数を満たしていることが分かる書き方が重要です。この議事録は、定款変更の認証申請、役員変更等届出、理事の変更登記、事業報告書のすべてに使われます（2026年9月17日時点）。
この記事は制度の解説です。NPO法人の総会・解散・継続的なご相談は、料金と流れを専用のページでご案内しています。
こんな方に読んでいただきたい記事です
- NPO法人を設立して、初めての総会を控えている方
- 毎年総会を開いているが、議事録の書き方に自信がない方
- 所轄庁や法務局に提出する書類で議事録の不備を指摘された方
ご相談いただくと、こう進みます
- 最初の30分の無料相談で、定款と直近の議事録を拝見し、招集の通知・定足数・議決の要件が合っているかを一緒に見ます。
- ご依頼後は、招集通知と議案、委任状の様式、議事録の案を整え、総会のあとの役員変更届や定款変更の手続きまで進めます。
- その後は、次の通常総会の前や役員の任期が来る前に、同じ定款の条文で見直します。
NPO法人の総会は「開けばよい」ものではありません
NPO法人の運営で、設立のあと最初に回ってくるのが総会です。ところが「毎年やっている」法人でも、招集の通知の期間、定足数の数え方、議事録の書き方のどれかが定款とずれている、ということがあります。
総会の議事録は、定款変更の認証申請、役員変更等届出、理事の変更登記、事業報告書のすべてに関わります。1回の総会の記録が、その後の手続き全部の土台になるということです。この記事は、NPO法の定めと定款の関係を整理し、議事録に何を書くかまでを実務の順に並べたものです。
NPO法が定めていること、定款が定めること
| 項目 | NPO法の定め | 定款で確認すること |
|---|---|---|
| 通常総会 | 少なくとも年1回開催（第14条の2） | 開催時期を定款で定めているか（事業年度終了後◯か月以内など） |
| 臨時総会 | 必要がある場合に招集（第14条の3） | 理事が必要と認めたとき／社員の一定数の請求があったとき |
| 社員による招集請求 | 総社員の5分の1以上から会議の目的を示して請求があったとき、理事は臨時総会を招集しなければならない（第14条の3第2項） | 定款で「5分の1」を下回る割合を定めることができる |
| 招集の通知 | 少なくとも5日前までに、会議の目的・内容・日時・場所を示して通知（第14条の4） | 定款で期間を長く定めているか |
| 議決権 | 社員は各1個の議決権を有する（第14条の7第1項） | 出資額や会費額で差を付けることはできない |
| 書面・代理 | 書面または代理人によって表決できる（第14条の7第2項） | 委任状・議決権行使書の様式を用意しているか |
| 議決事項の制限 | あらかじめ通知した事項についてのみ議決できる（第14条の6） | 当日の動議で定款変更などを決議することはできない |
とくに注意していただきたいのが最後の行です。あらかじめ通知した事項についてのみ議決できます（第14条の6）。当日「ついでに定款も変えましょう」という進め方はできません。定款変更や役員の選任を予定しているなら、招集通知の段階で議案として示してください。
議決権は社員1人につき1個です（第14条の7第1項）。会費を多く払っている人に議決権を多く与える、という設計はできません。ここはNPO法人が株式会社と決定的に違うところです。
議事録に書くこと
| 議事録に書くこと | 注意 |
|---|---|
| 日時・場所 | オンライン開催なら、その旨と接続方法 |
| 社員総数と出席者数（書面・代理を含む） | 定足数を満たしていることが分かる書き方に。定款の定めと照らす |
| 議事の経過の要領と結果 | 賛成・反対の数。定款変更など特別な議決要件がある議案は、要件を満たしたことが分かるように |
| 議長・議事録署名人 | 定款の定めどおりの人が署名・記名押印しているか |
| 添付 | 提出議案、委任状・議決権行使書は保管する |
議事録で気をつけたいのが、定足数が満たされていることが分からない書き方です。「社員総数◯名、出席◯名（うち書面表決◯名、表決委任◯名）」と書けば、定款の定めと照らして判断できます。委任状と議決権行使書は、議事録とセットで保管してください。
その議事録は、あとでこう使われます
| 議事録が要る場面 | 理由 |
|---|---|
| 所轄庁への定款変更の認証申請・届出 | 総会の議決を証する書類として添付 |
| 所轄庁への役員変更等届出 | 選任の議決を証する書類 |
| 法務局への変更登記 | 理事の変更登記に添付 |
| 毎年の事業報告書等の提出 | 承認の経緯を説明する材料 |
| 助成金・委託の申請 | 運営の適正さを示す資料として求められることがある |
役員変更は、所轄庁への届出と法務局への登記が別系統で必要です。重任（同じ人の再任）でも手続きが要ります（役員変更の届出と登記）。総会のたびに議事録を整えておくと、この2つがそのまま進みます。
設立前の「設立総会」の議事録も同じで、こちらは認証申請の添付書類そのものになります。どの議案がどの申請書類につながるかはNPO法人の設立総会で決めること（9つの議案）で表にしています。これから法人を作る方は、総会の運営を考える前にそちらを先にご覧ください。
オンライン総会はできるか
NPO法は総会の開催方法を細かく定めていないため、定款に定めがあればオンラインでの開催や併用が可能と解されています。ただし、議決権の行使方法（書面・代理・電磁的方法）や、議事録への記載の仕方は所轄庁の手引で確認が必要です。定款に規定がない場合は、まず定款変更を検討してください（定款変更は認証が必要な事項です）。
障害福祉の事業者の方へ
NPO法人で指定サービスを運営している場合、総会の議事録は所轄庁への届出だけでなく、指定権者への変更届（代表者・役員の変更など、10日以内）の添付書類としても使われます。所轄庁・法務局・指定権者の3つを同じカレンダーに載せておくと漏れません。
定款と、実際の運営が合っているか確認します
総会の運営でつまずく原因が、定款を読み返していないことにある場合があります。招集通知の期間、定足数、議決要件、議事録署名人。この4つを定款で確認し、直近の議事録と突き合わせれば、ずれはすぐ見つかります。
当事務所では30分の無料相談で、定款と直近の議事録を拝見し、次の総会までに整えることを一覧にします。定款そのものに無理がある場合は、変更認証の要否も含めてお伝えします。ご依頼にならなくて構いません。オンラインで全国対応です。NPO法人の設立・運営、またはお問い合わせフォームからどうぞ。
たとえば、こんな場面で迷っていませんか
設立して2年目のNPO法人の理事長の方。事業年度が終わり、通常総会の準備を始めました。
今回の総会では、事業報告の承認のほかに、役員の任期が来るので選任の議案を出す予定です。あわせて、新しく始めたい活動に合わせて定款の目的も直したいと考えています。
招集の案内は、前回と同じ文面に日付だけ入れて送るつもりでした。定款の変更は、当日に会場で意見を聞いてから決めればよいと思っています。
ただ、欠席する会員が出そうで、委任状をどう集めればよいのか、議事録にどこまで書けばよいのかが分かりません。
このまま開くと、定款の変更や役員の選任が有効に議決できなかったり、議事録が所轄庁への届出や登記に使えなかったりして、総会をやり直すことになりかねません。
この場面なら、まず定款で招集の通知の期間と定足数・議決の要件を確かめ、次に議案を招集通知に載せているか、議事録に定足数が分かる形で書けるかを見ます。本文では、その順に説明しました。
当事務所にご相談いただいた場合の進め方
- 1. ご相談の前に手元に用意していただくもの
定款、役員名簿、社員（正会員）の名簿、前回の総会の招集通知と議事録、委任状・議決権行使書の様式、今回の総会に出す予定の議案（事業報告・役員の選任・定款の変更など）をお手元にご用意ください。 - 2. 初回30分の無料相談で一緒に確認すること
定款で招集の通知の期間・定足数・議決の要件・議事録署名人の定めを確かめ、前回の議事録と突き合わせて、ずれがないかを一緒に見ます。今回の議案のうち、招集通知に載せておく必要があるものや、定款変更の認証が要るものがあれば、その場でお伝えします。 - 3. ご依頼後の進め方当事務所がやること：招集通知と議案、委任状・議決権行使書の様式、議事録の案の作成をお手伝いします。総会のあとは、事業報告書等の作成・提出、役員変更届、定款変更（認証あり・届出のみ）の書類を作成して所轄庁へ提出します。理事の変更登記は提携の司法書士が担当します。お客様にお願いすること：招集通知の発送、総会の開催と議事の進行、委任状の回収、議事録への署名・押印は、お客様の法人で行っていただきます。
- 4. その後
次の通常総会の前や役員の任期が来る前、定款を変える必要が出てきたときに、同じ定款の条文と議事録で見直します。
料金は料金表と料金シミュレーションでご確認いただけます。
参考にした一次資料
- 特定非営利活動促進法 第14条の2（通常総会）、第14条の3（臨時総会）、第14条の4（総会の招集の通知）、第14条の6（社員総会の決議事項）、第14条の7（表決権等）、第25条（定款の変更）
- 内閣府NPOホームページ「認証制度について」（法人格取得後の義務、定款変更・役員変更等の手続）。2026年9月17日確認
- 当事務所のNPO法人の設立・運営サポートでの実務
※制度・要件・金額は改正や自治体の運用で変わります。上記は確認時点のものであり、実際の手続きの前には必ず最新の告示・要領および指定権者の案内をご確認ください。
📍 千葉県ローカルメモ｜千葉県のNPO法人の方へ
千葉県内のNPO法人の所轄庁は、千葉市内のみに事務所がある場合は千葉市、それ以外は千葉県（県民生活課NPO法人班043-223-4137）です。議事録の様式や添付書類は所轄庁の手引で確認できます。定款変更の認証申請や役員変更等届出には総会の議事録を添えるため、総会のたびに整えておくと、その後の手続きがそのまま進みます。
※2026年9月17日時点の一般的な整理です。個別の管轄・最新の運用は各窓口にご確認ください。
💬 目加多のひとこと
総会の相談でまずお願いするのは、定款を出していただくことです。NPO法が「5日前」と定めていても、定款が「2週間前」なら2週間前です。法律だけを見ても、定款だけを見ても足りない。この二段構えが分かりにくいので、私は定款の該当条文に付箋を貼ってお返しするようにしています。
執筆・監修
目加多 龍めかた りょう
行政書士 × 人事・財務アドバイザー（目加多龍行政書士事務所 代表）
行政書士／2級FP技能士（AFP）／国家資格キャリアコンサルタント。
障害福祉・障害児支援とNPO法人を専門にしています。放課後等デイサービス・児童発達支援・就労継続支援A型・B型・グループホーム（共同生活援助）などの指定申請、処遇改善加算・変更届・指定更新・運営指導（実地指導）への対応を支援します。NPO法人は、設立認証から事業報告書・役員変更などの運営まで支援します。
企業人事15年の経験を土台に、児発管・サビ管の採用・定着、融資・補助金や資金繰りまで、「書類・人・お金」を一体で支えます。
